E-learning to rzeczywistość, a nie teoria

Teleinfo
9 listopada 2005 r.

Początkowo dostawcy rozwiązań tego typu kładli nacisk na możliwość uczenia się w dowolnym miejscu, czasie i tempie. Dopiero od niedawna podkreśla się efektywność i weryfikowalność kursów e-learningowych oraz wymierne korzyści biznesowe związane z ich wykorzystaniem. Na popularności zyskuje formuła blended-learning, która w przyszłości może zostać wiodącym sposobem włączania e-learningu w firmowy system szkoleń.

Jak postrzegacie Państwo rozwój e-learningu w Polsce na przestrzeni ostatnich kilku lat?

BOGDAN SZUMIELUK

Powoli dojrzeliśmy do e-learningu. Minął etap, w którym dostawcy obiecywali firmom przyszłe korzyści, a firmy postrzegały e-learning jedynie jako nowinkę technologiczną. Dzisiaj szkolenia elektroniczne to jedna z naturalnych form kształcenia, a obiecywane korzyści stały się rzeczywistym udziałem wielu firm. Decyzje o wdrożeniu e-learningu wynikają z realnych potrzeb oraz świadomości, że bez tego rozwiązania przeszkolenie kilku tysięcy pracowników w krótkim czasie i przy stosunkowo niskich nakładach byłoby po prostu niemożliwe. Ponadto, mamy do czynienia z rosnącą potrzebą samodzielnego i ustawicznego doskonalenia swoich umiejętności ze strony pracowników oraz dojrzewaniem organizacji do określenia zasad świadomego zarządzania kapitałem ludzkim i wiedzą biznesową.

TOMASZ SKWAREK

W przypadku firm komercyjnych główną przeszkodę w rozwoju e-learningu stanowił brak świadomości korzyści, możliwych do uzyskania dzięki udostępnieniu szkoleń elektronicznych pracownikom czy klientom. Obecnie firmy w coraz szerszym stopniu korzystają z e-learningu, który często w bardzo dojrzały sposób został wpleciony w zestaw narzędzi służących badaniu i rozwijaniu kompetencji pracowników. Początkowo rozwój e-learningu hamowany był brakiem szerokopasmowego dostępu do Internetu. Obecnie kwestie techniczne zeszły wyraźnie na dalszy plan.

MAREK NOSTER

Rzeczywiście, dla firm, które mają pomysł na wykorzystanie e-learningu, barierą nie jest już ani niska przepustowość sieci - szkolenia można bowiem dystrybuować na płytach CD, ani brak platformy do zarządzania szkoleniami. Oczywiście realizacja polityki szkoleniowej obejmującej wszystkie formy kształcenia pracowników, będącej częścią polityki personalnej, wiąże się z zastosowaniem droższych i bardziej zaawansowanych rozwiązań. Pracownik najpełniej skorzysta z e-learningu, jeżeli umożliwi mu on realizację celów zawodowych. Przykładowo, osoba odpowiedzialna za sprzedaż produktów bankowych powinna uzyskać informacje pozwalające jej odpowiedzieć na wszystkie pytania klienta. Natomiast z biznesowego punktu widzenia e-learning pełni niezastąpioną rolę w projektach wymagających szybkiego przekazania tysiącom pracowników nowych informacji, niezbędnych im do pracy, np. w przypadku akcji promocyjnych. Obecnie coraz łatwiej jest przekonać menedżerów, że z pomocą szkoleń e-learningowych udaje się skutecznie przekazać wiedzę, tym bardziej że platformy LMS (Leaming Management System) pozwalają także monitorować proces i efekty kształcenia pracowników. W naszym banku osoby, które początkowo były sceptycznie nastawione do e-learningu, coraz częściej zwracają się do nas z pomysłami i propozycjami dotyczącymi przygotowania kolejnych szkoleń. Naszym zadaniem jest jednak przede wszystkim włączenie e-learningu w dotychczasową politykę szkoleniową, spójną m.in. z systemem oceny pracowniczej.

JAKUB CHMIELARZ

Wprawdzie pojęcie e-learningu było już wielokrotnie definiowane, chciałbym jednak podkreślić na początku naszej dyskusji, że obecnie e-learning jest często rozumiany jako system zarządzania szkoleniami elektronicznymi oraz stacjonarnymi, czyli nie ogranicza się on jedynie do przekazywania szkoleń w formie elektronicznej. E-learning powinniśmy traktować jako część procesów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi: zarządzaniem kompetencjami i szkoleniami, a w konsekwencji jako platformę pozwalającą na zarządzanie wiedzą w organizacji.

BOGDAN SZUMIELUK

Ponadto e-learning nie powinien być dla organizacji celem samym w sobie, lecz świadomie wdrożonym narzędziem, umożliwiającym ciągłe zwiększanie efektywności pracowników. Dlatego inwestycja w system szkoleń elektronicznych powinna być oceniana z punktu widzenia korzyści biznesowych uzyskanych dzięki jej realizacji.

MARIA ZAJĄC

Pierwsze polskie uczelnie uruchomiły możliwość korzystania przez studentów z kursów elektronicznych ok. 2000 r. Od tego czasu zmienił się zakres i formy, w jakich studenci mogą realizować program studiów z pomocą szkoleń elektronicznych. Obecnie SGH wdraża program uzupełniania studiów zaocznych poprzez wykłady e-learningowe, który obejmuje ok. 2 tys. studentów.

Więcej problemów przysparza nam profesjonalne przygotowanie kursu, dającego określone efekty. Barierą dla rozwoju e-learningu w środowisku akademickim jest konieczność przekonania pracowników naukowych do włączenia się w proces tworzenia kursów elektronicznych. Obawiają się oni zwłaszcza kradzieży ich własności intelektualnej, gdyż polski system prawny nie gwarantuje jej ochrony w wystarczającym stopniu. Ponadto, entuzjaści nowych form kształcenia nieustannie muszą przekonywać władze swoich uczelni, że e-learning nie jest gorszy od wykładów tradycyjnych i że z pewnością nie zastąpi ich całkowicie.

TOMASZ SKWAREK

Szkoleniowcy w firmach komercyjnych także obawiają się utraty pracy. Moim zdaniem obawy te nie są uzasadnione. Trzy lata temu wiele osób, dyskutując na temat przyszłości e-learningu, utrzymywało, że zastąpi on szkolenia tradycyjne nawet w 90 proc. Tak się oczywiście nie stało i dzisiaj nikt już nie odważyłby się takiej tezy bronić. Dla większości osób związanych w różny sposób z procesem przekazywania wiedzy stało się jasne, że e-learning jest jedną z form kształcenia, której zastosowanie jest uzasadnione w określonych przypadkach: przekazywanie wiedzy podstawowej w danej dziedzinie. Szkolenia zaawansowane i takie, które mają na celu wytworzenie określonych umiejętności, zawsze będą wymagały bezpośredniej interakcji z mentorem.

JAKUB CHMIELARZ

Myślę, że problematyka własności intelektualnej nie będzie barierą na drodze rozwoju e-learningu. Wiedza przekazywana za pomocą tej formy kształcenia starzeje się dość szybko i najpóźniej po kilku latach wymaga aktualizacji. Bardzo często zdarza się, że kursy e-learningu trzeba modyfikować już po kilku miesiącach od ich udostępnienia.

TOMASZ SKWAREK

Nieważne, jaką metodą przekazuje się wiedzę, decydować powinna jej skuteczność. Współpracując z uczelniami, od początku napotykaliśmy bariery prawne, ale także te czysto ludzkiej natury. Zjawisk patologicznych nie da się całkowicie wyeliminować. Niejednokrotnie dochodzimy naszych praw na drodze sądowej, jeżeli firmy szkoleniowe bezprawnie wykorzystują nasze materiały szkoleniowe, niezależnie od tego, czy zostały one przygotowane w formie elektronicznej, czy tradycyjnej. Ponadto, odpowiednio dobrana technologia potrafi ograniczyć ilość kradzieży.

BOGDAN SZUMIELUK

E-learningu nie należy postrzegać wyłącznie jako sposobu dystrybucji materiałów szkoleniowych w formie elektronicznej. Wartościowe z punktu widzenia dydaktyki szkolenie elektroniczne nie powinno ograniczać się do statycznej prezentacji treści na kolejnych ekranach - taką treść rzeczywiście łatwo jest skopiować. Opracowując szkolenie elektroniczne, warto stosować mechanizmy nawigacyjne umożliwiające dynamiczne przekierowywanie uczącego się w strukturze kursu. W zależności od szybkości przyswajania wiedzy oraz stopnia znajomości zagadnień objętych szkoleniem, uczącemu się prezentowane są odpowiednie rozdziały kursu lub testy. Zastosowanie interakcji oraz mechanizmów nawigacyjnych zwiększa atrakcyjność i ’efektywność szkolenia oraz gwarantuje niską użyteczność skopiowanej treści po oddzieleniu jej od mechanizmów metodycznych.

TOMASZ SKWAREK

Szybka dostępność informacji i zawartość merytoryczna bywa ważniejsza od formy. W naszym portalu korporacyjnym funkcjonuje wiele prostych szkoleń tworzonych przez pracowników. Często są to slajdy lub zrzuty ekranowe aplikacji opatrzone odpowiednim komentarzem. Zawierają one także proste narzędzia do samodzielnej weryfikacji nabytych umiejętności. Ranking ich przydatności tworzą też pracownicy, którzy decydują o popularności każdego szkolenia. Wysoka kultura samokształcenia każe nam szukać informacji w korporacyjnej bazie wiedzy i szkoleń. Oprócz tego funkcjonują także szkolenia obowiązkowe, dotyczące procedur wewnętrznych, które przygotowywane są na potrzeby całej korporacji, i ich zaliczenie traktowane jest bardzo rygorystycznie.

Jakie problemy napotykają firmy wdrażające e-learning?

MAREK NOSTER

Do skutecznego zrealizowania projektu e-learningo-wego konieczna jest współpraca informatyków z departamentami personalnymi. Myślę, że już w fazie koncepcji informatycy muszą określić środowisko niezbędne do realizacji potrzeb określonych przez dział kadr. Dalej należy postępować w ramach przyjętych standardów danego rozwiązania, tak aby realizacja nowego projektu nie zakłóciła -przebiegu kluczowych procesów biznesowych. W trakcie realizacji projektu rośnie rola działu HR, który określa zakres szkoleń realizowanych w formie e-learningu, w zależności od panującej kultury organizacyjnej. My natomiast musimy ocenić stopień gotowości pracowników do korzystania z kursów elektronicznych i przewidzieć, na ile będą one efektywne. Moim zdaniem współpraca między IT i HR jest istotna także w fazie utrzymania działającego rozwiązania. Kursy elektroniczne i raporty związane z ich wykorzystywaniem mogą bowiem spowodować zwiększone obciążenie sieci, dlatego przekazywanie szkoleń pracownikom i określenie terminu ich realizacji musi odbywać się w porozumieniu z działem IT. Przygotowując kursy elektroniczne, bierzemy również pod uwagę, że pracownik może efektywnie skupić swoją uwagę na szkoleniu nie dłużej niż 15 minut. Dużą wagę przywiązujemy też do tego, aby już pierwsze kursy, z którymi stykają się pracownicy, zostały ocenione bardzo wysoko. Od kwietnia br. przy współpracy z dostawcą zewnętrznym uruchomiliśmy 12 kursów, z których skorzystało ponad 14 tys. pracowników.

JAKUB CHMIELARZ

Panowanie nad celowością szkoleń jest niezbędne i ich dobór powinien być powiązany z systemem oceny pracowników. Dlatego inicjatywa wdrożenia e-learningu powinna wyjść ze strony działu HR. Dopiero wówczas informatycy są w stanie określić technologię niezbędną do realizacji polityki szkoleniowej. Kwestia wyboru platformy szkoleniowej jest drugorzędna. Niestety, pomiędzy HR a działem IT panuje kompletne niezrozumienie i niezbędna jest osoba pełniąca rolę „tłumacza”. Inaczej nie uda się zdefiniować potrzeb funkcjonalnych w sposób zrozumiały dla obydwu stron. W fazie realizacji wdrożenia decydujące znaczenie mają rzeczywiste potrzeby organizacji. ARiMR, realizując swoje zadania, prowadzi ogromną ilość szkoleń, także tradycyjnych. Dzięki e-learningowi działamy dużo bardziej efektywnie, np. w formie elektronicznej przeprowadziliśmy ponad 1GUys. osobo-egzaminów elektronicznych w ciągu zaledwie trzech miesięcy, w 314 biurach powiatowych ARiMR. Wdrożenie e-leamingu dotyczy nie tylko implementacji nowych rozwiązań IT, ale przede wszystkim wykształcenia w pracownikach potrzeby samokształcenia, a także wprowadzenia w życie idei organizacji samouczącej się. Dlatego o sukcesie projektu decyduje właściwe podejście do projektu ze strony działu HR, dla którego informatyka pełni jedynie rolę usługową. Zwróciłbym też uwagę, że na etapie utrzymania systemu niezbędne jest określenie ryzyka czy zagrożeń związanych z jego wykorzystywaniem np. zbyt dużo skomplikowanych raportów generowanych w tym samym czasie z systemu może skutecznie uniemożliwić korzystanie z niego.

BOGDAN SZUMIELUK

Wdrożenie systemu szkoleń elektronicznych nie powinno być postrzegane jedynie jako przedsięwzięcie informatyczne, ale organizacyjne - jako działanie mające na celu budowanie wśród pracowników odpowiedzialności za własny rozwój i doskonalenie. Dlatego o sukcesie decyduje właściwe podejście do projektu ze strony działu HR, informatyka powinna pełnić dla niego rolę usługową, zapewniając odpowiednie wsparcie technologiczne.

MARIA ZAJĄC

Podobnie jak w organizacji komercyjnej nie można wdrożyć pewnych idei bez wsparcia zarządu, rozwój e-leamingu w środowisku akademickim wymaga wsparcia nie tylko ze strony władz uczelni, ale także na poziomie ogólnonarodowym. Dla przykładu, Fiński Uniwersytet Wirtualny powstał z inicjatywy kilku zainteresowanych uczelni, ale jego rozwój stał się możliwy dopiero po włączeniu tego przedsięwzięcia przez rząd fiński w ogólnonarodowy program edukacji. W Polsce ciągle nie ma statusu studiów on-line, brakuje jednoznacznych rozstrzygnięć, uczelnie oferujące tego typu studia radzą sobie poprzez wykorzystanie w tym celu formuły studiów eksternistycznych. Widzę także potrzebę wykształcenia się pewnej kultury pracy, a nawet norm etycznych związanych z prowadzeniem szkoleń elektronicznych. Chodzi m.in. o to, by zamawiający szkolenie nie uzurpował sobie praw do ingerencji w jego realizację, a także by autor treści nie musiał obawiać się, że jego wiedza utrwalona w formie elektronicznej zostanie wykorzystana przez osoby spoza grona uczestników szkolenia.

Jak określić korzyści, jakie przynosi e-learning?

TOMASZ SKWAREK

Jeżeli weźmiemy pod uwagę, że kurs elektroniczny będzie wykorzystany przez kilka tysięcy ludzi, a po niewielkich modyfikacjach można go używać przez kilka lat, to koszt jego przygotowania naprawdę okazuje się niewielki. Doświadczamy tego posługując się e-learningiem w zakresie szkoleń dotyczących umiejętności posługiwania się naszymi aplikacjami, a także przekazując użytkownikom informacje o zmianach. Chciałbym też podkreślić, że e-learning jest inwestycją długofalową, która pozwala nie tylko zredukować bieżące koszty kszjatcenia pracowników, ale poprzez zmianę kultury organizacyjnej firmy prowadzi do powstawania organizacji uczącej się, która potrafi zrobić lepszy użytek z wszystkich posiadanych informacji.

MAREK NOSTER

Osoby, które podejmują decyzję o wykorzystaniu przez firmę szkoleń elektronicznych, kierują się przede wszystkim analizą opłacalności projektu. Nie interesują ich możliwości technologiczne, bowiem one nie przyniosą firmie konkretnych zysków. E-learning jest alternatywą dla szkoleń tradycyjnych i to jest jego największa zaleta. Pozwala on uniknąć znacznych kosztów związanych z delegacjami, jak również strat spowodowanych nieobecnością pracownika. Należy jednak pamiętać, że argumenty wystarczające dla zarządu niekoniecznie przekonają do e-lear-ningu menedżerów liniowych i operacyjnych. Dla nich najważniejsza jest skuteczność i efektywność tej formy kształcenia pracowników.

TOMASZ SKWAREK

Jednak coraz więcej firm decyduje się na zakup systemu LMS w celu uporządkowania wszystkich działań składających się na system zarządzania zasobami ludzkimi. Jest to narzędzie, które pozwala w spójny, usystematyzowany i szybki sposób przeprowadzić wartościowanie stanowisk pracy, określić luki kompetencyjne dla poszczególnych pracowników i efektywniej kierować systemem szkoleń zarówno tradycyjnych, jak i elektronicznych. Ułatwia również prowadzenie tzw. rekrutacji wewnętrznej i zewnętrznej.

MAREK NOSTER

Rzeczywiście system LMS znacznie ułatwia powiązanie kompetencji niezbędnych na danym stanowisku z umiejętnościami pracowników. Dobrze skonfigurowany automatycznie generuje plan szkoleń. Podpowiada też samym pracownikom, jakie szkolenia powinni zrealizować zgodnie z wymaganiami określonymi w procesie oceny pracowniczej. Ponadto, pozwala efektywniej wykorzystać budżet szkoleniowy, gdyż środki zaoszczędzone dzięki zamianie szkoleń tradycyjnych na e-learningowe mogą zostać wykorzystane na dodatkowe szkolenia.

WNIOSKI Z DYSKUSJI

Barierą dla rozwoju e-learningu pozostaje brak świadomości konieczności samokształcenia wśród pracowników i poczucie braku zabezpieczenia własności intelektualnej ze strony osób udostępniających swoją wiedzę w formie szkoleń elektronicznych.

Głównym problemem w projektach e-learningowych jest dialog pomiędzy informatykami a szkoleniowcami, podczas którego zachodzi zderzenie skrajnie technicznych i skrajnie humanistycznych osobowości.

Kursy elektroniczne zdominują szkolenia dotyczące procedur organizacyjnych, nowych produktów i promocji oraz korzystania z aplikacji.

Obecnie zarówno dostawcy, jak i użytkownicy rozwiązań e-leamingowych dysponują doświadczeniem i umiejętnościami niezbędnymi do efektywnego ich wdrożenia i wykorzystania.

Jakub Chmielarz
Doradca ds. szkoleń Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa
Jakub.chmiBlarz@arimr.gov.pl

Marek Noster
Kierownik projektu E-learning, Departament Rozwoju Kadr Bank BPH
marek.noster@bph.pl

Tomasz Skwarek
Dyrektor ds. sprzedaży systemów edukacyjnych Oracle
tomasz.sJcwafiefc@oracfe.com

Bogdan Szumieluk
Kierownik ds. wdrożeń systemów zarządzania wiedzą Betacom
bszumieluk@betacom.cotn.pl

Maria Zając
Metodyk zdalnego nauczania Szkoła Główna Handlowa
mzajac3@sgh.waw.pl

 
dyskusję prowadziła: Dorota Zielińska,